Sie sitzen an Ihrem Schreibtisch im Büro. Ihr Papierstapel wird größer statt kleiner, das E-Mail-Postfach quillt über und ein Blick auf die Uhr treibt Ihnen Angstschweiß auf die Stirn. Schon kurz nach 16 Uhr! Wie sollen Sie nur die ganzen Aufgaben des Tages schaffen?

Da verabschiedet sich die Kollegin: „Schönen Feierabend! Bis morgen!“ Ein Blick auf ihren Arbeitsplatz: Der Schreibtisch leergefegt und das ist nicht nur heut so.

Wir sagen: Vielleicht ist sie einfach effektiver als Sie …

 

Prioritäten richtig setzen

Denn in Sachen Effektivität gibt es unserer Erfahrung nach zwei Typen von Mitarbeitern: Die einen sind mit ihren Aufgaben früher fertig als geplant, die anderen hängen meistens hinterher.

Was ist der Unterschied zwischen den beiden?

Hat der eine weniger zu tun als der andere? Ist er einfach schlauer?

Wir glauben: Weder noch. Die Tatsache, dass manche mehr wuppen als andere, liegt weder am Arbeitspensum noch an der Intelligenz. Manche Menschen setzen schlichtweg ihre Prioritäten richtig.

So einfach soll das sein? Ja, so einfach!

 

Dringend ist nicht wichtig

Um zu wissen, was gerade höchste Priorität hat, müssen Sie sich natürlich darüber im Klaren sein, was Ihre Ziele sind. Denn nur dann können Sie entscheiden, welche Aufgaben wichtig sind, um diese Ziele zu erreichen. Logisch.

Das Problem dabei ist nur, dass viele Wichtigkeit mit Dringlichkeit verwechseln. „Dringend“ bedeutet aber schlichtweg zeitsensitiv, während „wichtig“ am Ziel orientiert ist. Und mit dieser Unterscheidung lassen sich sämtliche Aufgaben einordnen.

Die wichtigen und dringenden Dinge werden sofort erledigt, die wichtigen aber nicht dringenden Dinge später gemacht.

Aufgaben, die für die Ziele zwar nicht wichtig, aber dringend zu erledigen sind, werden möglichst delegiert. Und diejenigen, die weder wichtig noch dringend sind, wandern einfach in den Papierkorb.

 

JETZT anfangen!

Wenn Sie nach diesem Prinzip leben, verbringen Sie keine Zeit mehr mit Unnötigem, haben folglich keinen Stress und der Unterlagenturm schrumpft nach und nach. Falls er gleich hoch bleibt, haben Sie tatsächlich zu viel zu tun. Das betrifft aus unserer Erfahrung aber nur einen Bruchteil der chronisch Gestressten.

Jetzt mögen Sie sich fragen: Aber wenn ich doch sowieso schon in Verzug bin mit meiner Arbeit, wie soll ich jemals Zeit dafür finden, meine Arbeitsweise von Grund auf neu zu gestalten.

Unsere Antwort: Fangen Sie JETZT damit an. Warten Sie nicht, bis Sie irgendwann einmal – vermutlich nie – aus Ihrem selbst produzierten Stress herauskommen. JETZT ist die Zeit, Ihre Aufgaben zu sortieren und dann fokussiert anzugehen – eine wichtige Aufgabe nach der anderen.

Was wir damit sagen wollen: Ihr Stresslevel ist nichts anderes als die Summe Ihrer getroffenen Entscheidungen. Sorgen Sie dafür, dass es die richtigen sind.

So macht es sicher auch die effektive Kollegin. Versuchen Sie es doch auch einfach mal. Dann klappt es auch mit dem Feierabend um 16 Uhr!